Phần mềm quản lý nhân sự sẽ khắc phục những nhược điểm của quản lý nhân sự bằng excel thế nào?

phần mềm quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự bằng excel trước kia được các doanh nghiệp áp dụng rất nhiều. Nhưng trong quá trình sử dụng việc quản lý nhân sự này lại bộc lộ nhiều nhược điểm cần khắc phục. Và phần mềm quản lý nhân sự ra đời đã giúp khắc phục rất nhiều những nhược điểm đó. Hãy cùng tìm hiểu những nhược điểm của quản lý nhân sự bằng excel và phần mềm nhân sự đã khắc phục những đặc điểm đó như thế nào nhé.

Quản Lý Nhân Sự Bằng Excel – Công Cụ Truyền Thống Nhưng Nhiều Hạn Chế

Excel từng là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý nhân sự. Trước khi các phần mềm quản lý nhân sự ra đời, doanh nghiệp đã tận dụng Excel để lưu trữ thông tin nhân viên, chấm công, tính lương và nhiều tác vụ khác.

Với Excel, bộ phận nhân sự có thể tạo các bảng tính (sheet) để quản lý dữ liệu như danh sách nhân sự, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, hoặc hợp đồng lao động. Dù vậy, sau một thời gian dài áp dụng, phương pháp này bộc lộ nhiều hạn chế ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.

Những Nhược Điểm Của Quản Lý Nhân Sự Bằng Excel

1. Hạn Chế Khả Năng Lưu Trữ Lâu Dài

Excel có giới hạn về số lượng dòng dữ liệu, gây khó khăn trong việc quản lý thông tin nhân viên khi số lượng nhân sự lớn. Hơn nữa, dữ liệu lưu trữ phân tán qua nhiều file hoặc sheet làm giảm khả năng tổng hợp và đánh giá hiệu quả.

2. Không Hỗ Trợ Làm Việc Đồng Thời

Excel không hỗ trợ nhiều người cùng nhập liệu hoặc chỉnh sửa dữ liệu một cách đồng thời. Điều này dẫn đến sai lệch thông tin khi dữ liệu được xử lý từ các file khác nhau.

3. Mất Thời Gian Trong Việc Tổng Hợp Báo Cáo

Việc tạo báo cáo trên Excel đòi hỏi kỹ năng cao và nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu. Nếu thiếu sót thông tin, báo cáo sẽ không chính xác, ảnh hưởng đến các quyết định quan trọng của doanh nghiệp.

4. Nguy Cơ Mất Dữ Liệu Cao

Thông tin lưu trữ trên Excel dễ bị mất nếu xảy ra sự cố như máy tính bị hỏng hoặc file bị lỗi. Điều này làm giảm độ an toàn và tính bảo mật của dữ liệu nhân sự.

 

Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự – Giải Pháp Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự ra đời như một giải pháp khắc phục hoàn toàn các hạn chế của Excel. Cụ thể, phần mềm cung cấp các lợi ích vượt trội như sau:

1. Lưu Trữ Dữ Liệu Lâu Dài Và Toàn Diện

Phần mềm quản lý nhân sự cho phép lưu trữ toàn bộ dữ liệu nhân viên từ khi bắt đầu làm việc đến khi nghỉ việc. Nhờ đó, nhà quản lý có thể theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên qua nhiều giai đoạn.

2. Hỗ Trợ Làm Việc Nhiều Người Đồng Thời

Mỗi nhân viên được cấp tài khoản riêng với quyền truy cập phù hợp. Điều này giúp quá trình nhập liệu, chỉnh sửa và cập nhật thông tin diễn ra nhanh chóng và đồng bộ.

3. Báo Cáo Tự Động, Chính Xác

Chỉ với vài thao tác đơn giản, phần mềm có thể xuất báo cáo chi tiết ra file Excel hoặc định dạng khác. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo dữ liệu luôn chính xác, đầy đủ.

4. Tăng Cường Bảo Mật Dữ Liệu

Dữ liệu trên phần mềm được lưu trữ an toàn trên hệ thống điện toán đám mây hoặc máy chủ nội bộ. Điều này giảm nguy cơ mất dữ liệu do sự cố máy tính, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật.

 

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *


The reCAPTCHA verification period has expired. Please reload the page.